SOP Tracer Study Alumni FISIP

Manual Prosedur Studi Pelacakan (Tracer Study) Alumni

 

TUJUAN

• Menggali informasi dari pada alumni mengenai perkembangan kompetensi yang dibutuhkan pasar kerja untuk bahan perbaikan kurikulum;
• Menginventarisir manfaat yang diperoleh alumni selama menempuh pendidikan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Jenderal Soedirman;
• Melakukan penelusuran tempat kerja, bidang kerja, waktu tunggu memperoleh pekerjaan, gaji pertama, pekerjaan sekarang dll dari alumni Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik;

 

DEFINISI

• Studi Pelacakan (Tracer Study) Alumni ialah penelusuran alumni untuk menggali informasi melalui pengisian kuesioner yang disusun   sedemikian   rupa   untuk   tujuan   perbaikan kurikulum dan proses pendidikan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
• Kuesioner   ialah   formulir   isian   yang   berisi pertanyaan-pertanyaan yang sudah disusun sedemikian rupa untuk suatu tujuan tertentu.

 

RUANG LINGKUP

Manual Prosedur Studi Pelacakan (Tracer Study) Alumni dijalankan melalui 2 mekanisme yaitu rutin (melalui   biaya   Fakultas yang dilaksanakan oleh Program Studi) dan insidental (melalui acara-acara yang diselenggarakan di Fakultas ISIP, Program Studi, maupun Ikatan alumni sendiri). Manual Prosedur Studi Pelacakan (Tracer Study) Alumni berlaku mulai turunnya informasi dari Fakultas ke Program Studi, Pembentukan tim Studi Pelacakan (Tracer Study) Alumni Fakultas dan Program Studi hingga penyerahan laporan Studi Pelacakan (Tracer Study) Alumni ke Fakultas. Manual Prosedur Studi Pelacakan (Tracer Study) Alumni ini dilakukan pada alumni Strata 1.

 

 

PIHAK TERKAIT

1.  Dekan

2.  Pembantu Dekan I

3.  Tim Studi Pelacakan (Tracer Study) Alumni Program Studi

4.  Bagian Administrasi Program Studi

 

 

BAGAN ALUR STUDI PELACAKAN ALUMNI

Pemberitahuan dari Fakultas		Fak. ISIP memberikan pemberitahuan kepada setiap Program studi melalui PD 1
Pembentukan Tim Studi Pelacakan		PD 1 membentuk tim studi pelacakan alumni di setiap program studi
Koordinasi Tim Studi Pelacakan		PD 1 melakukan kordinasi dengan tim studi pelacakan alumni  masing-masing program studi
Persiapan data daftar alumni		Bagian administrasi Program studi mempersiapkan data daftar alumni
Inventaris daftar kontak alumni		Bagian adm. Prog. Studi menginventarisir nomor kontak dan email sesuai data di adm. Prog. Studi.
Penentuan calon responden		Tim studi pelacakan alumni menentukan angkatan yang akan menjadi calon responden
Persiapan formulir kuesioner		Tim studi pelacakan mempersiapkan kuesioner studi pelacakan
Penggalian informasi ke alumni		Tim studi pelacakan melakukan penggalian informasi kepada responden
Kompilasi data		Tim studi pelacakan melakukan kompilasi data kuesioner
Penyusunan laporan akhir		Tim studi pelacakan menyusun laporan studi pelacakan dan diserahkan kepada ketua PD 1 dan PS.
Penyerahan Laporan

 

 

URAIAN PROSEDUR

1. Fakultas ISIP memberikan pemberitahuan kepada setiap program studi melalui PD 1 untuk pelaksanaan studi pelacakan alumni;
2. Surat pemberitahuan ditindaklanjuti oleh Pembantu dekan 1 dengan membentuk tim studi pelacakan alumni. Tim studi pelacakan ini terbentuk paling lambat 7 hari setelah penerimaan surat dari PD 1.
3. Pembantu Dekan 1 melakukan koordinasi dengan seluruh anggota tim studi pelacakan untuk membicarakan rencana pelaksanaan kegiatan, pembagian tugas , dan kebutuhan. Pertemuan dilakukan paling lambat 7 hari setelah terbentuk tim studi pelacakan.
4. Bagian administrasi program studi mempersiapkan data daftar alumni berdasarkan tahun lulus. Data diserahkan kepada tim studi pelacakan alumni paling lambat 7 hari setelah pertemuan;
5. Bagian administrasi program studi menginventarisir nomor kontak dan email sesuai data di administrasi program studi paling lambat 7 hari sesudahnya.
6. Tim studi pelacakan alumni menghimpun data-data yang sudah diperoleh dari bagian administrasi program studi unutk menentukan angkatan yang akan menjadi calon responden paling lambat 7 hari sesudahnya;
7. Tim studi pelacakan mempersiapkan kuesioner (Lampiran form Studi Pelacakan Alumni). Tim studi pelacakan alumni menyebarkan form kuesioner kepada alumni berdasar no kontak dan email alumni yang telah didata oleh bagian administrasi program studi. Tim studi pelacakan alumni menerima kuesioner paling lambat 7 hari setelah tersusun daftar responden;
8. Tim studi pelacakan melakukan penggalian informasi kepada responden (Lampiran form Studi Pelacakan Alumni) seperti yang tercantum di kuesioner kepada alumni. Penggalian informasi dilakukan antara tiga (3) sampai enam (6) bulan baik langsung ke kantor alumni, E-mail ataupun melalui telepon/HP.
9. Tim studi pelacakan alumni menyusun data-data yang sudah diperoleh dan memasukkannnya ke dalam database di komputer. Tim studi palacakan alumni mengumpulkan kuesioner yang telah diisi paling lambat 7 hari setelah kuesioner terisi;
10. Tim studi pelacakan melakukan kompilasi data-data dan menyusun laporan akhir hasil studi palacakan paling lambat  7 hari setelah semua data masuk;
11. Tim studi pelacakan menyusun laporan studi pelacakan dan diserahkan kepada ketua PD 1 dan Program Studi;
12. Tim studi pelacakan alumni melakukan versifikasi laporan studi pelacakan alumni. Verifikasi meliputi kelengkapan data-data isian kuesioner. Apabila ada perbaikan, tim studi pelacakan melakukan perbaikan paling lama 5 hari setelah laporan dikembalian. Tim studi pelacakan alumni menyerahkan laporan hasil pelaksanaan studi pelacakan alumni kepada PD 1.
13. Prosedur layanan studi pelacakan alumni selesai.

Posted in: Pendidikan